Flexibel organiseren en -zelfroosteren met ASK
Sinds 1 juni 2007 worden in alle 6 de postsorteercentra in Nederland medewerkers flexibel ingepland met behulp van ASK. "ASK zorgt ervoor dat de bezettingsgraad binnen de zes sorteercentra van TNT Post in Nederland continu afgestemd is op de benodigde arbeidscapaciteit. Zonder ASK zouden we dit nooit gedaan krijgen. We plannen wekelijks ongeveer 2500 mensen in met ASK. Als je hen één voor één zou moeten benaderen, zou dat minimaal 20 planners 2 dagen in de week bezighouden. Met ASK kan 1 planner dit in een paar uur doen. En dan regelt het systeem de rest." (John Simons, directeur ICT bij TNT Post).Bij de inroostering van medewerkers houdt ASK, behalve met de post volumes, ook rekening met de contracturen en voorkeuren van medewerkers. Medewerkers geven via een online planbord aan wanneer ze niet kunnen werken, zodat ASK weet wanneer ze wel beschikbaar zijn. Wanneer de roosters ingevuld zijn, communiceert ASK de individuele roosters per telefoon naar alle medewerkers. Als zich daarna nog wijzigingen voordoen, door ziekte of een verlofaanvraag bijvoorbeeld, regelt ASK automatisch een vervanger.
Flexible Resource Allocation
ASK is in staat resources toe te wijzen op basis van zowel vraag als aanbod. In het streven naar procesefficiëntie vergeten veel organisaties de werknemer op waarde te schatten. Zo ontstaat een situatie die enkel vraaggedreven is. Met ASK voegt u hier een aanbodscomponent aan toe. Zo ontstaat een gebalanceerde aanpak die voor zowel werkgever als werknemer een gewenste situatie creëert.
Dynamische omgeving vraagt om flexibiliteit
In de praktijk constateren we in de vraag- en aanbodkant een verzameling van behoeften die veelal als tegenstrijdig worden gezien. Zo hebben organisaties bijvoorbeeld te maken met volumefluctuaties, een onvoorspelbare marktvraag of korte doorlooptijden. En willen medewerkers graag zeggenschap over hun diensten, aandacht voor hun voorkeuren en behoud van een bepaalde mate van zekerheid. Binnen het kader van sociale innovatie ontstaan tegenwoordig diverse initiatieven waarmee zowel de arbeidsproductiviteit als de kwaliteit van de arbeid gebaat zijn. ASK biedt de meest vooruitstrevende oplossing op de markt. ASK verenigt namelijk niet enkel de verlangens van beide partijen, maar creëert hierbij tegelijkertijd extra flexibiliteit. Om de wisselwerking tussen werkgevers en werknemers te benadrukken spreken we bij ASK Community Systems dan ook van flexibel organiseren en –zelfroosteren
Flexibel organiseren en -zelfroosteren
Met onze toepassing is uw organisatie in staat medewerkers flexibel te organiseren. Uw medewerkers hebben daarbij tegelijkertijd inspraak over hun eigen werktijden. En onverwachte drukte, verzuim of plotselinge verhindering worden automatisch door ASK opgevangen omdat zij voortdurend in contact staat met de medewerkers. ASK excelleert in het anticiperen op last-minute veranderingen en het initiëren van de benodigde communicatie in die gevallen. Maar ASK kan tevens de beschikbaarheid van alle individuele medewerkers bijhouden, een bepaalde permanentiegraad bewaken of automatisch een vervanger inschakelen bij onverwachtse afwezigheid. In tegenstelling tot planningssystemen, die verantwoordelijk zijn voor de strategische en tactische planning, richt ASK zich op de operationele planning. ASK voegt de flexibiliteit toe die benodigd is voor de aan verandering onderhevige lange termijn planningen en neemt bovendien zelf alle communicatiehandelingen voor haar rekening. Ongeacht de termijn van plannen is er altijd een moment in het proces waarbij de productieplanning overgaat in een personeelsplanning. Bij het toewijzen van de diensten en iedere wijziging op de planning ontstaat een behoefte aan communicatie. Dit zijn bij uitstek de momenten waarop ASK de planners ondersteunt of zelfs vervangt. De mogelijkheden om zowel uitgaand als inkomend te communiceren maken ASK tot een interactief systeem. Op een snelle en directe wijze verzamelt ASK beschikbaarheidinformatie bij alle individuele medewerkers. Medewerkers geven in deze fase hun voorkeuren op. Vervolgens koppelt ASK de medewerkers op intelligente wijze aan de in te vullen diensten. ASK matcht hierbij niet enkel op basis van de opgegeven voorkeuren, maar tevens op basis van arbeidsvoorwaarden en historie. Een medewerker met een urentekort wordt zodoende bijvoorbeeld eerder ingeschakeld dan een medewerker met een overschot aan uren. Doordat ASK alle medewerkers volledig automatisch toewijst aan de te vervullen diensten worden aanzienlijke tijdsbesparingen gerealiseerd binnen het operationele planningsproces. ASK is bovendien in staat om de beschikbaarheid van medewerkers te inventariseren op tijdkritische momenten. Wanneer op het allerlaatste moment blijkt dat er extra medewerkers moeten worden ingezet, regelt ASK de benodigde vervangers. ASK is eenvoudig te koppelen aan BackOffice systemen. ASK wisselt met planning- of roostersystemen bijvoorbeeld moeiteloos informatie uit ziekte, verlof, contracturen, diensten en meeruren. ASK is geheel webbased en vergt geen investeringen in software of hardware.
Hoe werkt ASK?
De onderstaande stappen geven u een beknopt voorbeeld van een mogelijk scenario met ASK:- Medewerkers geven telefonisch of via hun eigen online planbord hun beschikbaarheid op;
- Samen met de additionele gegevens uit het BackOffice systeem kan de planner via ASK een uitvraag realiseren;
- ASK matcht de benodigde diensten met de opgegeven beschikbaarheid van de medewerkers;
- De gevonden medewerkers krijgen een tussenstatus;
- De planner heeft de mogelijkheid om medewerkers uit te sluiten en er vindt bovendien een ATW (arbeidstijdenwet) controle plaats;
- Bij een tekort gaat ASK automatisch op zoek naar vervangende medewerkers;
- De definitieve planning wordt gecommuniceerd naar de medewerkers.
Resultaten
Proces efficiëntie Met ASK zijn bedrijven in staat om hun mensen efficiënter in te zetten. De werkelijke capaciteit wordt beter afgestemd op de benodigde capaciteit. ASK realiseert en communiceert een planning die altijd aansluit bij de meest actuele situatie. Kostenreducties Door de inzet van ASK realiseren planners veel tijdbesparingen omdat zij in staat zijn om in een kort tijdsbestek honderden diensten in te vullen. Tevens biedt ASK uw organisatie een innovatieve oplossing voor het flexibiliteitvraagstuk, waardoor dure uitzendkrachten volledig of grotendeels overbodig worden. Sociale oplossing Met ASK hebben medewerkers meer zeggenschap over hun werktijden. Ze zijn in staat om werk en privé beter te combineren. Dit leidt tot een hogere tevredenheid en motivatie onder medewerkers. Onderzoek wijst uit dat tegelijkertijd ook het ziekteverzuim afneemt.Samengevat: ons systeem draagt zorg voor de repeterende planning- en communicatiehandelingen binnen uw bedrijfsvoering.
